Hướng dẫn bạn cách đính kèm email trong Outlook nhanh chóng chỉ với vài bước đơn giản

Trong quá trình làm việc và giao tiếp qua email, đôi khi bạn sẽ cần bổ sung các tệp hoặc file vào trong thư. Thay vì mô tả nội dung hoặc chụp ảnh màn hình, một giải pháp hiệu quả và chuyên nghiệp hơn là đính kèm tệp đó vào một email mới. Nếu bạn đang loay hoay tìm cách đính kèm email trong Outlook – một trong những dịch vụ email hàng đầu trên thế giới, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết và đầy đủ để thực hiện việc đó.

Cách đính kèm email trong Outlook bằng máy tính

Không chỉ giúp bạn quản lý email một cách hiệu quả, Outlook còn cung cấp cho bạn nhiều tính năng tiện ích khác. Một trong những chức năng này là khả năng đính kèm tệp vào email trước khi gửi. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tham chiếu hoặc chia sẻ nội dung cụ thể mà không cần phải mô tả chi tiết bằng văn bản. Dưới đây là cách đính kèm email trong Outlook bằng máy tính:

Bước 1: Mở Outlook

Khởi động ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn và đăng nhập vào tài khoản email của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập địa chỉ: https://outlook.live.com/ trên trình duyệt yêu thích của mình.

Bước 2: Tạo email mới

Nhấn chuột trái vào nút Thư mới (thường nằm ở góc trên bên trái của màn hình).

Bước 3: Mở cửa sổ đính kèm

Trong cửa sổ soạn thảo email mới, bạn hãy di chuyển chuột đến tab Chèn ở trên thanh công cụ. Sau đó, nhấn vào tuỳ chọn Đính kèm tệp (thường có hình dạng kẹp giấy) nằm trong nhóm Bao gồm.

Bước 4: Chọn vị trí chứa tệp tin cần đính kèm lên email

Trong menu hiện ra, bạn hãy nhấn vào một trong 3 tùy chọn là Duyệt máy tính này, One Drive hoặc Tải lên và chia sẻ. Tùy thuộc vào vị trí của tệp, bạn hãy lựa chọn sao cho phù hợp.

Giả sử bạn đang lưu file trong máy tính, thao tác nhấn vào lựa chọn Duyệt máy tính này sẽ mở ra một cửa sổ mới, hiển thị tất cả các mục trong máy tính của bạn.

Bước 5: Chọn tệp cần đính kèm

Duyệt qua danh sách tệp trên máy tính của bạn và chọn tệp bạn muốn đính kèm vào email. Nhấn vào tệp đó để chọn và sau đó nhấn vào Open.

Bước 6: Hoàn thành email

Bạn sẽ thấy tệp đã được đính kèm dưới dạng một biểu tượng trong cửa sổ soạn thảo. Tiếp tục soạn nội dung email của mình, thêm tiêu đề và địa chỉ người nhận. Sau khi đã hoàn tất, bạn có thể gửi thư như bình thường.

Cách đính kèm email trong Outlook bằng điện thoại

Không chỉ hỗ trợ truy cập và quản lý email thông qua điện thoại, ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động còn hỗ trợ đính kèm tệp vào trong email. Dưới đây là cách đính kèm email trong Outlook bằng điện thoại:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook

Trên màn hình chính của điện thoại, tìm và mở ứng dụng Outlook. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ tìm kiếm của thiết bị để tìm ứng dụng nhanh hơn.

Bước 2: Tạo email mới

Nhấn vào biểu tượng Thư mới nằm ở góc dưới bên phải màn hình để mở ra trình soạn thảo email của ứng dụng Outlook.

Bước 3: Truy cập phần đính kèm

Trong cửa sổ soạn thảo email, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Đính kèm. Biểu tượng này có hình kẹp giấy nằm ở thanh công cụ phía bên dưới màn hình.

Bước 4: Chọn tệp đính kèm vào email

Trong menu đính kèm, Outlook cung cấp 2 tuỳ chọn là Chọn từ tệp hoặc Chọn từ thư viện ảnh. Nếu bạn muốn gửi một tệp tin, hãy nhấn Chọn từ tệp. Nếu bạn muốn gửi ảnh, hãy nhấn Chọn từ thư viện ảnh.

Ví dụ, bạn nhấn Chọn từ tệp để đính kèm một tệp tin vào email, Outlook sẽ đưa bạn đến cửa sổ lựa chọn tệp đính kèm. Tại đây, bạn có thể duyệt tệp tin từ email trong Outlook hoặc tệp tin trên điện thoại.

Chọn tệp tin bạn cần đính kèm vào email, sau đó tệp tin sẽ được gắn vào email như trong hình.

Bước 5: Hoàn thiện email

Sau khi tệp đã được đính kèm vào email, bạn hãy tiếp tục nhập nội dung, tiêu đề và địa chỉ người nhận. Khi đã sẵn sàng, bạn có thể gửi email như bình thường.

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể đính kèm email trong Outlook ngay trên điện thoại của mình. Tính năng này không chỉ giúp bạn chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi mà còn giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong giao tiếp, dù bạn đang ở đâu.

Một số lưu ý khi đính kèm tệp vào email trong Outlook

Khi sử dụng tính năng đính kèm email trong Outlook, bạn hãy lưu ý một số điều sau:

• Kích thước email: Một email có kích thước lớn có thể gây ra vấn đề khi gửi, đặc biệt khi bạn đính kèm nhiều tệp cùng lúc. Hãy kiểm tra kích thước tổng của email trước khi gửi để tránh gặp lỗi.
• Quyền riêng tư: Khi đính kèm tệp vào email, hãy chắc chắn rằng bạn không vô tình chia sẻ thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư. Xem xét việc xóa hoặc ẩn những thông tin không cần thiết trước khi gửi.
• Tính năng tương thích: Mặc dù Outlook rất phổ biến, không phải mọi người đều sử dụng công cụ email này. Hãy đảm bảo rằng người nhận có thể truy cập và xem tệp đính kèm mà không gặp vấn đề.
• Kiểm tra trước khi gửi: Trước khi nhấn nút Gửi, bạn hãy kiểm tra lại các tệp đính kèm trong email, đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng tệp và không bỏ sót thông tin quan trọng.
• Sử dụng mô tả rõ ràng: Khi đính kèm một tệp vào email, bạn hãy thêm một dòng mô tả ngắn gọn trong nội dung của tệp để người nhận biết được mục đích của việc bạn gửi tệp đính kèm.
• Cân nhắc về bảo mật: Nếu email đính kèm chứa thông tin quan trọng hoặc bí mật, bạn hãy xem xét việc sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa email trước khi gửi.